La Gaceta Jurídica

La nube es el presente de la abogacía

No es el futuro

Foto: computerworldmexico.com.mx

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María Jesús González Espejo

00:00 / 26 de agosto de 2015

Cuando hace cuatro años escribí sobre este tema, creo que pocos de mis lectores de entonces habían oído hablar de la nube. Pero, estoy segura de que hoy, todos o casi todos, tenemos al menos una idea de en qué consiste este concepto. Se trata de un servicio de outsourcing (externalización) de servicios tecnológicos.

Como señala, el National Institute of Standards and Technology es un modelo de prestación de servicios tecnológicos que permite al usuario el acceso, bajo demanda (pago por uso) y a través de la red, a un conjunto de servicios -correo electrónico, almacenamiento y compartición de documentos, aplicaciones de contabilidad o gestión del despacho, bases de datos de jurisprudencia o legislación, etc.- sin necesidad de disponer de servidores propios o de adquirir e instalar software en el correspondiente terminal, bastando únicamente un acceso a un proveedor de este tipo de servicios mediante internet.

Similar definición propone la Agencia Española de Protección de Datos (aepd), que señala que se trata de un modelo de prestación de servicios tecnológicos que permite el acceso bajo demanda y a través de la red a un conjunto de recursos compartidos y configurables (como redes, servidores, capacidad de almacenamiento, aplicaciones y servicios), que pueden ser rápidamente asignados y liberados con una mínima gestión por parte del proveedor.

¿Qué pueden encontrar los abogados de utilidad en la nube?

Los servicios en la nube a disposición de los despachos de abogados son de pago y gratuitos y abarcan desde gestores de correo electrónico (Gmail, Yahoo o Hotmail o dotados de utilidades a menudo necesarias para cumplir determinadas exigencias legales como la creación de una evidencia certificada, por ejemplo, el que ha desarrollado “evicertia“), de asuntos, de documentos, de proyectos, de clientes (crm), de bases de datos de jurisprudencia o legislación, de gestión integral (erp), para creación de plantillas y modelos, etc. Es decir, casi todas las herramientas de software que se puede necesitar para gestionar despachos de forma eficiente.

¿Quién se ha subido a la nube?

Como muestra la realidad, trabajar en un entorno cloud  (nube) es una opción que acogen cada vez más organizaciones. Por ejemplo hay más de cinco millones de empresas que han optado por la solución que ofrece Google apps, que da acceso seguro al correo electrónico, al calendario y a los documentos, independientemente del lugar en que se encuentren o del dispositivo que utilicen sus empleados.

Los abogados, ¿están ya en la nube?

Los pocos estudios realizados sobre el nivel de penetración de la tecnología cloud en nuestro sector, muestran que éste es aún muy bajo, pese a que quienes fueron entrevistados reconocieron los beneficios de su uso, entre otras razones para el almacenamiento de datos (adaptable a las necesidades reales) y su consulta desde cualquier lugar, así como por  la movilidad y acceso instantáneo que permite desde cualquier tipo de dispositivo.

Reflexionemos sobre las razones de que los abogados no estén aún aprovechando las ventajas de la nube. Entre otras, están la resistencia al cambio, los riesgos de seguridad, el miedo a lo desconocido, el temor a violar normas deontológicas y de otra naturaleza (protección de datos, secreto profesional, etc.) y el coste que pueda conllevar la implantación de nuevas herramientas de trabajo.

La verdad es que el nombre con el que se ha bautizado a este modelo de negocio tecnológico no está ayudando a que nuestro sector se sume con facilidad. Y es que la idea de que nuestra información acabe en algún lugar remoto, etéreo e inaccesible, que trasmite la palabra “nube”, hace que a muchos abogados les repela la idea de no tener en el cajón la caja con el cd del software y en un armario el servidor propio.

Sin embargo, es indiscutible, como lo fue en su momento la necesidad de estar presente en internet, que la nube es el futuro y que quien no se suba a ella, posiblemente, compita en desventaja. La nube ofrece múltiples e importantes beneficios, ahorro de servidores, posibilidad de contratar el software de forma absolutamente adaptada a las necesidades reales de la empresa, disponer de herramientas continuamente actualizadas y en cuyo desarrollo influye la opinión del cliente que es obtenida de forma continua. 

Así lo cree también la Unión Europea (ue) que en septiembre de 2012 adoptó una “Estrategia para el crecimiento del cloud computing en Europa”, con la que se pretende acelerar y aumentar su uso en todos los sectores económicos y generar más de 2,5 millones de empleos y un aumento anual de 160 billones de euros al pib de la ue (alrededor del 1%) para el 2020.

¿Qué debo tener en cuenta para subir a la nube?

Todos los servicios en la nube conllevan la aceptación de condiciones generales de contratación, es decir, la aceptación de un contrato fijado unilateralmente por el proveedor. A la hora de subirse a la nube es importante hacerlo con dos bastones: prudencia y curiosidad.

La aepd y el Consejo General de la Abogacía española han publicado el informe “Sobre la utilización del Cloud Computing por los despachos de abogados y el derecho a la protección de datos de carácter personal” con el fin de que los profesionales de la abogacía cuenten con directrices para el uso de esta tecnología y la usen, respetando las normas de protección de datos y los principios deontológicos.

En él se aconseja al abogado actuar con prudencia, recordando en todo momento la necesidad de cumplir la normativa vigente en materia de protección de datos y recordándole su responsabilidad en el tratamiento de los datos para garantizar seguridad y confidencialidad.

Está claro que, por su naturaleza, el sistema cloud no permite controlar la ubicación del servidor y, por ello, antes de darse de alta en cualquiera de estas plataformas y comenzar a operar con ellas, es necesario:

1. Analizar las necesidades tecnológicas del despacho y, es conveniente, dejarse asesorar. Las opciones son múltiples y hay que dedicar mucho tiempo y esfuerzo a conocer las ventajas y desventajas de cada una para la propia organización.

2. Identificar a los proveedores que ofrecen soluciones para estas necesidades.

3. Acceder a sus condiciones generales de contratación y comprobar si el prestador de servicios cloud se encuentra en un país del Espacio Económico Europeo o incluido por la Comisión entre los que tienen un nivel de protección equivalente para los datos personales, porque de no ser así habrá de obtenerse la autorización previa del Director de la aepd, según el procedimiento previsto en los artículos 137 a 140 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (lopd).

4. Seleccionar a los proveedores que garanticen el respeto a la normativa. A tal fin, se me ocurre una idea que podría ser útil: que el Consejo General de la Abogacía, a través, por ejemplo, de Redabogacia.org cuente con un servicio de información sobre la idoneidad de las herramientas cloud, que permitiera al abogado subirse a un entorno cloud sin necesidad de analizar el contrato y con la garantía de que él y sus clientes estén tranquilos. La revisión de esos contratos no siempre es sencilla y la labor de un organismo que represente a un colectivo es valiosa y favorece la modificación de clausulado en contratos de adhesión que no respetasen la normativa.

5. Firmar un contrato con el prestador de servicios acorde con el tipo de datos que vayamos a tratar en su herramienta y que garantice la confidencialidad, seguridad, disponibilidad, integridad y conservación de la información y su portabilidad a la terminación del servicio.

En Estados Unidos, la American Bar Association ha creado la página  web “Ética del cloud computing” donde recoge directrices de un amplio número de colegios de abogados de diversos estados. Todos ellos han emitido una opinión favorable al uso de la cloud, pero aconsejan la adopción de prevenciones en su utilización entre las que destacan la firma de un acuerdo de confidencialidad con el proveedor, dejarse asesorar por un experto en seguridad informática, la revisión de las medidas de seguridad, la consulta periódica de las condiciones de contratación para comprobar que no hayan variado cuestiones relevantes y la obtención de la autorización del cliente cuyos datos sean sensibles.

Es socia directora de Emprendelaw y Asesora de despachos de abogados.

Tomado de: legaltoday.com.

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