— ¿Es más fácil desarrollar la metodología de dirección de proyectos en emprendimientos grandes o pequeños?
— En primer lugar, adquirir estas herramientas e implementar estos procesos puede resultar un poco difícil al principio. Es como aprender a manejar un coche, tenemos que estar pendientes de hacer los cambios, de mirar por el retrovisor, de un montón de situaciones que nos hacen perder tiempo y requieren de mucho esfuerzo. Cuando empezamos a implementar metodologías de dirección de proyectos nos ocurre lo mismo, pero pasado el primer periodo, donde el esfuerzo es mayor, el beneficio es considerable, el trabajo es más eficiente. Las empresas u organizaciones son muy diferentes, pero la dirección de proyectos se puede aplicar en todas ellas. Lo que necesitamos es ajustar la forma en que implementamos esta metodología de acuerdo con las necesidades de cada proyecto, esto tiene que ser siempre ‘a medida’. No hay una metodología estándar, lo que sí tenemos son recomendaciones, buenas prácticas, qué es lo mejor que se debe hacer en el ámbito general de los proyectos en el mundo.
— ¿Qué elementos debe poseer un proyecto bien ejecutado?
— Para que los proyectos obtengan buenos resultados necesitamos principalmente planificar para optimizar los recursos que tenemos disponibles, no improvisar, lo que nos causaría pérdida de tiempo y aumento de los costos. La preparación de un proyecto requiere también disciplina y coordinación, además del establecimiento de un control sobre el plan diseñado para optimizar los resultados. Por eso, debemos prepararnos, debemos tener una serie de procesos que nos ayuden a tener los resultados esperados.
— ¿Cuáles son estos pasos?
— Principalmente debemos tener los objetivos bien definidos, lo que tiene que ver con los distintos actores involucrados en el proyecto, debemos tener en claro cuáles son sus necesidades y requerimientos. Y esa es una de las principales fallas por la que muchas veces un proyecto se cambia, modifica o retrasa. Conociendo los requerimientos y los objetivos del proyecto, tenemos que planificar y definir cuáles son las mejores alternativas para alcanzarlos, es decir, diseñar un plan de trabajo y analizar de antemano todos los aspectos como los riesgos y problemas que pueden afectar a los objetivos.
— ¿Qué otros problemas se pueden llegar a enfrentar?
— En general, los problemas más críticos que afectan el resultado de los proyectos son la falta de identificación de los requerimientos, el que no se defina claramente cuál es el trabajo que se va a realizar, la mala gestión de los riesgos, la ausencia de liderazgo y la falta de comunicación con los distintos actores involucrados en el proyecto.
— ¿Cómo se identifica a una organización o empresa que desarrolla buenos proyectos?
— Un estudio del PMI establece que las organizaciones de alto desempeño son aquellas en las que al menos el 80% de los proyectos desarrollados es exitoso, es decir, que cumple con los resultados, dentro de los plazos, con la calidad esperada y con el presupuesto acordado. Solamente el 8% de las organizaciones del mundo cumple con este alto desempeño. En el otro extremo, el 22% de las organizaciones del planeta tienen el más bajo desempeño, porque terminan 60% de sus proyectos o menos de forma exitosa.
— ¿Cuánto representa el tener un proyecto exitoso?
— Los datos dan cuenta de que en el mundo el 13,5% de cada $us 1.000 millones invertidos en proyectos está en riesgo. Esos millones en general se desperdician. En Latinoamérica, la proporción es del 17%, o sea que 170 millones de cada 1.000 millones invertidos no se aprovecha por los problemas mencionados; la mitad por una mala gestión de la comunicación con los actores del proyecto.
Perfil
Nombre: Cecilia Boggi
Profesión: Analista de Sistemas
Cargo: Representante del PMI en Latinoamérica
Especialista en planificación
Boggi obtuvo su licenciatura en la Facultad de Ingeniería de la Universidad de Buenos Aires y realizó un posgrado ejecutivo de Dirección de Empresas en la Universidad del Centro de Estudios Macroeconómicos de Argentina. Graduada del Project Management Institute (PMI) Master Class en 2012, posee la certificación internacional del Project Management Professional (PMO) del PMI desde 2003 y está certificada como facilitadora SDI Nivel 1 por Personal Strengts. Dicta cursos de especialización en varias instituciones internacionales. Es fundadora y directora de activePMO, y brinda servicios de consultoría y capacitación en dirección de proyectos, desarrollo de metodologías e implementación de oficinas de gestión de proyectos.
PMI busca abrir su segundo capítulo en Bolivia
El Project Management Institute (PMI) busca abrir su segundo capitulo boliviano en La Paz, debido a que la ciudad concentra gran parte del movimiento económico público y privado del país. La institución mundial promueve el desarrollo profesional en la dirección de proyectos bajo estándares internacionales.
El PMI (o Instituto para la Gestión de Proyectos, en español) es una asociación conformada por medio millón de profesionales en Dirección de Proyectos de 185 países.
El desarrollo de un emprendimiento debe tener “tres componentes estructurales: conocer el negocio para que los proyectos soporten la estrategia, tener habilidades técnicas de dirección de proyectos y el liderazgo. Y esas son las áreas en las que se deberían formar nuestros profesionales”, dijo el jueves la presidenta del PMI Capítulo Santa Cruz, Rocío Zelada, durante un seminario internacional que fue el primer paso para abrir el PMI Capítulo La Paz.
“De cada diez proyectos que se ejecutan en nuestro país, ocho tienen serios problemas; no cumplen sus objetivos, se exceden los presupuestos o los plazos se extienden más allá de lo planeado. Las universidades y las empresas no han desarrollado las competencias suficientes para que los profesionales reviertan esta situación”. Por ello, “incorporamos a las universidades para desarrollar programas conjuntos para el avance de esta profesión”, explicó el experto en finanzas Eduardo Otálora, organizador de la conferencia Dirección de Proyectos.